Zawieszenie działalności nie rozwiązuje umowy z biurem rachunkowym i samo w sobie nie znosi obowiązku płacenia za jego usługi. Ogranicza część obowiązków przedsiębiorcy, ale nie usuwa rozliczeń dotyczących wcześniejszych zdarzeń ani wszystkich czynności wykonywanych podczas przerwy. Dlatego trzeba oddzielić dwie kwestie: obowiązki wobec urzędów oraz zobowiązania wynikające z umowy o prowadzenie księgowości.
1. Zawieszenie firmy i umowa z biurem to dwa odrębne porządki
Wpis o zawieszeniu działalności w CEIDG nie zmienia automatycznie warunków współpracy z księgowym. Jeżeli umowa przewiduje stały miesięczny abonament, bez postanowień dotyczących zawieszenia, biuro może nadal naliczać wynagrodzenie zgodnie z jej treścią. Sam brak faktur sprzedaży nie oznacza, że usługa przestała być wykonywana.
Najpierw trzeba sprawdzić zasady zmiany zakresu obsługi, okres wypowiedzenia oraz sposób rozliczania niepełnego miesiąca. Przykładowo: przy miesięcznym okresie wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca pismo doręczone 10 czerwca może zakończyć współpracę dopiero 31 lipca, jeżeli tak wynika z umowy. Wstrzymanie przelewów bez uzgodnienia nie zastępuje wypowiedzenia i może prowadzić do powstania zaległości oraz odsetek.
2. Przed przerwą trzeba zamknąć poprzedni okres
Data zawieszenia nie jest datą zakończenia wszystkich rozliczeń. Jeżeli przedsiębiorca zawiesza działalność od 1 lipca, w lipcu mogą przypadać jeszcze terminy wykonania obowiązków za czerwiec. Dotyczy to między innymi rozliczeń VAT, podatku dochodowego i składek, zależnie od sytuacji firmy.
Przed zmianą zakresu obsługi należy przekazać komplet dokumentów oraz wyjaśnić brakujące płatności i rozbieżności. Szczególnie problematyczne są faktury otrzymane z opóźnieniem, zaliczki od klientów oraz nierozliczone delegacje, ponieważ mogą wymagać pracy już po rozpoczęciu zawieszenia. Lista spraw do zamknięcia powinna obejmować:
- dokumenty sprzedaży i zakupów dotyczące ostatniego aktywnego okresu;
- wyciągi bankowe, raporty kasowe i rozrachunki z kontrahentami;
- zaległe korekty oraz odpowiedzi na otrzymane wezwania;
- ustalenie, kto przygotowuje deklaracje i pliki wysyłane po dacie zawieszenia.
3. Brak bieżącej sprzedaży nie oznacza braku zdarzeń księgowych
W okresie zawieszenia można między innymi przyjmować należności powstałe wcześniej i regulować wcześniejsze zobowiązania. Dopuszczalna jest również sprzedaż własnych środków trwałych oraz działania niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Każde takie zdarzenie trzeba ocenić oddzielnie, zamiast traktować zawieszenie jako całkowite wyłączenie księgowości.
Przykładem jest sprzedaż firmowego samochodu: może wymagać ujęcia w ewidencji i rozliczenia podatkowego mimo trwającej przerwy. Podobnie faktury za najem, leasing czy utrzymanie domeny wymagają oceny związku z działalnością; nie każdy wydatek poniesiony podczas zawieszenia automatycznie stanowi koszt podatkowy. Przy rozliczaniu kosztów znaczenie mają cel wydatku, dokumentacja i stosowana forma opodatkowania.
Osobnej uwagi wymaga amortyzacja. Składniki majątku nieużywane wskutek zawieszenia działalności nie podlegają amortyzacji podatkowej od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia. Pozostawienie automatycznych naliczeń w programie księgowym może więc zawyżyć koszty.
4. VAT i rozliczenia roczne wymagają osobnego sprawdzenia
Przy zawieszeniu obejmującym pełne okresy rozliczeniowe zasadniczo można korzystać ze zwolnienia z obowiązku składania JPK_V7, ale istnieją wyjątki. Znaczenie mogą mieć między innymi wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, czynności wymagające rozliczenia podatku oraz obowiązkowe korekty. Zagraniczny abonament za oprogramowanie może zatem wymagać analizy, nawet gdy firma nie wystawia faktur klientom.
Nie należy też utożsamiać miesiąca bez sprzedaży z pełnym okresem zawieszenia. Zawieszenie rozpoczęte w połowie miesiąca nie daje takiego samego skutku jak przerwa obejmująca cały miesiąc. Oficjalne informacje o rozliczeniach VAT i strukturach JPK publikuje Ministerstwo Finansów w serwisie podatki.gov.pl.
Zawieszenie nie usuwa obowiązku złożenia właściwego zeznania rocznego PIT, co do zasady do 30 kwietnia następnego roku. Przy pełnych księgach trzeba dodatkowo sprawdzić obowiązki dotyczące zamknięcia ksiąg i sprawozdania finansowego; ewentualne uproszczenia zależą od spełnienia konkretnych warunków. Zakres postępowania należy ustalić podczas konsultacji z księgowym, a przy wątpliwościach podatkowych także z doradcą podatkowym.
5. Jak ustalić wynagrodzenie za okres zawieszenia
Punktem wyjścia powinna być lista pozostających czynności, a nie sam status firmy w rejestrze. Analizując opłaty za obsługę księgową, trzeba rozróżnić cenę bieżącego prowadzenia ewidencji od wynagrodzenia za deklaracje, korekty, rozliczenie roczne i dodatkowe konsultacje. Sama kwota miesięczna nie pokazuje pełnego kosztu współpracy.
Do uzgodnienia są trzy praktyczne modele: brak abonamentu i rozliczanie pojedynczych czynności, obniżona opłata za ograniczony zakres albo utrzymanie dotychczasowej ceny przy rzeczywiście niezmienionej pracy. Zerowy abonament nie oznacza bezpłatnego zeznania rocznego czy obsługi kontroli. Z kolei opłata za gotowość powinna jasno wskazywać, co obejmuje, na przykład monitorowanie korespondencji i określony zakres konsultacji.
6. Co wpisać do aneksu i jak przygotować wznowienie
Ustalenia najlepiej utrwalić przed rozpoczęciem zawieszenia, w formie wymaganej przez umowę. Aneks powinien wskazywać dokładne daty obowiązywania zmienionych zasad oraz sposób postępowania, gdy przerwa zostanie przedłużona. Dokument powinien rozstrzygać przynajmniej:
- które ewidencje i deklaracje nadal prowadzi biuro;
- ile kosztują czynności poza ograniczonym pakietem i kiedy wymagają akceptacji;
- kto odbiera korespondencję urzędową i przekazuje ją drugiej stronie;
- czy rozliczenie roczne jest objęte wynagrodzeniem;
- kiedy wraca standardowy abonament po wznowieniu działalności.
Jeśli współpraca ma zostać zakończona, potrzebny jest także protokół przekazania dokumentacji, danych księgowych i informacji o nierozliczonych sprawach. Trzeba ustalić zasady dostępu do archiwum oraz zweryfikować udzielone pełnomocnictwa. Przy późniejszym wznowieniu działalności brak tych danych może oznaczać konieczność odtwarzania ewidencji i dodatkowe koszty.
Zawieszenie może ograniczyć koszt księgowości, ale nie wstrzymuje go automatycznie. Bezpieczne rozwiązanie polega na ustaleniu rzeczywistych obowiązków, przypisaniu odpowiedzialności i zapisaniu zasad wynagrodzenia. Dzięki temu brak bieżącej działalności nie zamienia się w zaległe deklaracje ani spór o nieopłacone faktury.
